pengertian SOX dalam struktur pengendalian intern

TUGAS 3.4   :

A. Sejarah SOA
Salah satu tema yang sangat menarik dalam Association Certified Fraud Examiner
(ACFE) Annual Fraud Conference ke-14 di Chicago adalah diterbitkannya SarbanesOxley Act
(SOX atau SOA). Undang-undang ini merupakan suatu terobosan dan sebagai reformasi
terbesar di USA khususnya dan dunia pada umumnya bagi penilaian corporate governance
sejak diterbitkannya Securities Acts of 1933 and 1934.
Undang-undang tersebut diprakarsai oleh Senator Paul Sarbanes (Maryland) dan
Representative Michael Oxley (Ohio). Undang-undang ini diterbitkan sebagai jawaban dari
Kongres Amerika Serikat terhadap berbagai skandal pada beberapa korporasi besar seperti:
Enron dan kemudian diikuti oleh WorIdCom, Qwest, Tyco, HeaIthSouth dan lain-lain, yang juga
melibatkan beberapa Kantor Akuntan Publik (KAP) yang termasuk dalam kelompok lima besar
"the big five" seperti: Arthur Andersen, PWC, dan KPMG. Semua skandal ini merupakan contoh
yang tragis dan menyedihkan bagaimana skema kecurangan (fraud schemes) berdampak
sangat buruk terhadap pemegang saham, pasar, pegawai dan masyarakat dalam arti luas.
Dengan diberlakukannya undang-undang Sarbanes Oxley 2002 yang ditandatangani
oleh Presiden George Walker Bush pada 30 Juli 2002 diharapkan dapat membawa dampak
positif bagi berbagai profesi, antara lain : akuntan publik bersertifikat (CPA); kantor akuntan
publik (KAP); perusahaan yang memperdagangkan sahamnya (listed di bursa US (termasuk
direksi, komisaris, karyawan, dan pemegang saham); perantara (broker); penyalur (dealer);
pengacara yang berpraktik untuk perusahaan publik; investor perbankan serta para analis
keuangan. Penerapan undang-undang tersebut dilatarbelakangi oleh bangkrutnya sejumlah
korporasi di Amerika Serikat. Dalam tulisan ini akan dibahas tentang : apa saja yang diatur
dalam SOA dan bagaimana sanksi yang akan dijatuhkan jika aturan-aturan dalam SOA
dilanggar.
B. Pengaturan dan Pengawasan Perusahaan
Pemerintah mengatur perusahaan melalui berbagai cara, baik melalui pembentukan
undang-undang maupun berbagai peraturan pelaksanaan lainnya. Pemerintah melakukan
regulasi dengan tujuan agar terjadi persaingan yang sehat diantara pelaku usaha. Selain itu
juga untuk menyeleraskan ketidakseimbangan kekuatan diantara pelaku usaha, konsumen
secara individu, dan masyarakat pada umumnya. Masyarakat baik dalam arti individu maupun
kelompok sangat membutuhkan adanya suatu lembaga yang mengatur dan melindungi
kepentingan mereka terutama terhadap barang/jasa publik. Tujuan dari adanya pengaturan
tersebut adalah berkaitan dengan 5 (lima) hal sebagai berikut :
1. Mengatur persaingan (regulate competition)
2. Melindungi konsumen (protect consumers)
3. Mendorong keadilan dan keselamatan (promote equity and safety)
2
4. Melindungi lingkungan alam (protect natural environment)
5. Adanya etika untuk mencegah dan menegakkan hukum terhadap tindakan ilegal (ethics to
deter and provide for enforcement against misconduct)
C. Kronologi Skandal Enron dan Sejumlah Perusahaan
Menurut Jeff Fischer (July 22, 2002), bursa di Amerika telah jatuh jauh sebelum kasus
Enron, WorIdCom dan lain-lain terungkap. Menurut Fischer penyebab jatuhnya harga saham di
bursa bukan karena accounting scandal akan tetapi karena berbagai keputusan bisnis yang
salah yang dilakukan oleh manajemen (bad business decisions). Sebagai akibat keputusan
sebelumnya yang salah maka kinerja perusahaan terpuruk dan untuk membantu keterpurukan
itulah maka manajemen melakukan windowdressing dengan tujuan untuk menutupi adanya
kerugian tersebut (Jusuf Halim, Media Akuntansi Edisi 29/Nop-Des. 2002). Menurut penulis
jatuhnya harga saham di bursa disebabkan oleh dua hal, yaitu : (1) keputusan bisnis yang salah
yang dilakukan oleh manajemen, dan (2) adanya skandal akuntansi.
Terjadinya skandal kecurangan yang menimpa sejumlah perusahaan kelas dunia (world
dass) sebagai bukti gagalnya tata kelola perusahaan secara internal dan pengaturan yang
dilakukan oleh pemerintah. Kecurangan tersebut terjadi disebabkan oleh berbagai faktor, antara
lain : pemimpin yang serakah, tidak efektifnya dewan komisaris, serta faktor-faktor yang lain.
Skandal tersebut dimulai dari Enron dan kemudian diikuti oleh WorIdCom, Qwest, Tyco,
HeaIthSouth, dan lain-lain yang menimbulkan kepanikan di pasar modal dan menyebabkan
terjadinya kerugian lebih dari US $7 triliun yang menimpa pasar modal di USA. Sejumlah
perusahaan terkenal dinyatakan bangkrut. Tabel 1-1 menunjukkan 10 perusahaan terbesar
yang dinyatakan bangkrut dalam sejarah USA dan 6 (enam) diantaranya terjadi pada tahun
2002.
Tabel 1-1 10 Besar Perusahaan di USA Yang Bangkrut
Perusahaan Jumlah Aktiva
(Milyar) Kejadian
1.WorIdCom $101.9 Juli 2002
2.Enron $63.4 Desember 2001
3.Texaco $35.9 April 1987
4.Financial Cor of America $33.9 September 1988
5.Global Crossing $25.5 Januari 2002
6.Adelphia $24.4 Juni 2002
7.United Airlines $22.7 Desember 2002
8.PG&E $21.5 Juni 2002
9.Mcor $20.2 Maret 1989
10.KMart $17.0 Januari 2002
Sumber : Albrecht, Albrecht, & Albrecht : Fraud Examination, 2006
3
 Enron Corporation§
Pimpinan dan CEO Ken Lay mengaku tidak terlibat dalam suatu rencana untuk membohongi
publik, para pemegang saham dan pemerintah. Jeffrey Skilling, seorang eksekutif Enron, juga
mengaku tidak terlibat dalam : kecurangan, konspirasi, insider trading, dan berbagai
kecurangan yang lain. Andrew Fastow, seorang Chief Financial Officer (CFO), mengaku terlibat
dan suatu konspirasi dan bersedia untuk bekerjasama dengan aparat penegak hukum.
Pemain utama atas kebangkrutan Enron :
• Ken Lay : Lay menduduki jabatan sebagai Chairman dari Board of Directors sejak Februari
1986 sampai dengan Februari 2002. Lay terlibat dalam perusahaan tersebut sejak Enron
didirikan pada tahun 1985. ia menjabat sebagai Chief Executive Officer (CEO) dari Februari
1986 sampai dengan Februari 2001, dan kemudian menduduki jabatan lagi dari Agustus 2001
hingga mengundurkan diri pada Januari 2002. Lay merupakan orang yang menjadi pusat
perhatian ketika terjadinya skandal Enron, karena ia merupakan orang benar-benar
mencurahkan waktu dan pikirannya pada Enron.
• Jeff Skilling : Skilling adalah partner di perusahaan konsultan ternama yaitu McKinsey &
Company. la merupakan seorang konsultan bisnis yang sukses setelah lulus dari Harvard
Business School. Skilling merupakan sosok eksekutif pekerja keras dan berkompeten. la
menduduki berbagai jabatan di Enron sebelum ditunjuk sebagai Presiden dan Chief Operating
Officer (COO) pada Januari 1997. ia menduduki jabatan tersebut selama empat tahun lebih.
Pada Februari 2001 Skilling ditunjuk sebagai CEO Enron dan kemudian pada tanggal 14
Agustus 2001 mengundurkan diri karena alasan pribadi.
• Andrew Fastow : Fastow memulai meniti karir di Enron pada tahun 1990. ia adalah seorang
manajer yang cerdas dan kreatif. Karir Fastow di Enron cukup cemerlang dan pernah
menduduki berbagai jabatan, sebelum menjabat sebagai Senior Vice President Financial pada
Januari 1997 dan Chief Financial Officer (CFO) pada Maret 1998. Fastow membentuk dan
mengelola persekutuan yang merupakan cikal bakal dari terjadinya skandal Enron. la
mendapatkan gelar MBA dari Kellogg Graduate School of Management di Northwestern
University , sebelum bergabung dengan Enron la pernah bekerja pada Continental Illinois
Bank's Asset Securitizzation Group.
4
• Andrew Fastow : Fastow memulai meniti karir di Enron pada tahun 1990. ia adalah seorang
manajer yang cerdas dan kreatif. Karir Fastow di Enron cukup cemerlang dan pernah
menduduki berbagai jabatan, sebelum menjabat sebagai Senior Vice President Financial pada
Januari 1997 dan Chief Financial Officer (CFO) pada Maret 1998. Fastow membentuk dan
mengelola persekutuan yang merupakan cikal bakal dari terjadinya skandal Enron. la
mendapatkan gelar MBA dari Kellogg Graduate School of Management di Northwestern
University , sebelum bergabung dengan Enron la pernah bekerja pada Continental Illinois
Bank's Asset Securitizzation Group.
 WorIdCom Inc.§
Bernard Ebbers, pejabat CEO, mengaku tidak terlibat dalam kecurangan dan konspirasi
terhadap kecurangan akuntansi yang menyebabkan terjadinya kerugian yang diprediksi lebih
dari US$11 milyar. Scott Sullivan, pejabat CEO, mengaku terlibat dalam kecurangan tersebut
dan akan dikonfrontasikan dengan Ebbers.
 Tyco International Ltd.§
Dennis Kozlowski, CEO dan Mark Swartz dituduh mencuri uang perusahaan sebesar US$ 600
juta. Jaksa menyatakan bahwa Pengadilan New York mengumumkan terjadinya kesalahan
dalam mengadili perkara tersebut, hal ini dapat terungkap berkat kegigihan dari para juri.
Pengadilan ulangan yang ke -2 akan dilaksanakan pada tahun mendatang. Mark Belnick
disangka melakukan kecurangan yang berupa Larceny.
 Adelphia Communications Corporation.§
Setahun setelah terjadinya kecurangan yang nilainya sekitar $600 juta oleh skandal Enron,
salah seorang pejabat menyampaikan pernyataan melalui media televisi kabel bahwa
perusahaan Enron telah memanipulasi laporan keuangannya. Pada bulan Maret 2002, Adelphia
Communications, konglomerat yang bergerak dibidang televise kabel, mengakui telah
menyetujui untuk memberikan pinjaman kepada keluarga Rigas sebesar $2,3 miliar dolar,
tulang punggung keuangan perusahaan. Dengan adanya transaksi yang mencurigakan ini
mendorong pemerintah untuk melakukan investigasi, yang akhirnya ditemukan kecurangan dan
penggelapan yang nilainya puluhan miliar dolar.
Di samping memberikan pinjaman kepada keluarga senilai $2,3 miliar, Departemen Kehakiman
menyatakan bahwa terdakwa telah melakukan 6erbagai pelanggaran hukum sebagai berikut :
1) memanipulasi laporan keuangan perusahaan dengan menggelembungkan jumlah
pelanggan; 2) menyebabkan kerugian bagi investor lebih dari $60 miliar; 3) menggunakan dana
perusahaan sebesar $252 juta untuk melakukan investasi atas nama keluarga, dan 4)
menggunakan dokumen palsu untuk memperoleh saham Adelphia sebesar $420.
Pendiri perusahaan, John Rigas dan anak laki-lakinya, Timothy dihukum karena melakukan
konspirasi dan kecurangan yang menyangkut bank dan saham. Anak laki-laki Rigas yang lain,
Michael dibebaskan dari segala dakwaan.
 Credit Suisse First Boston.§
Frank Quattrone, pendiri dari investment bank executive, dihukum karena menghambat proses
peradilan. Quattrone, mendirikan perusahaan yang bergerak dibidang internet dan telah go
5
publik ketika industri dibidang tersebut sedang naik daun, Quattrone dijatuhi hukuman selama
satu tahun.
 HeaIthSouth Corporation.§
Richard Scrushy, CEO didakwa telah menggelembungkan pendapatan HeaIthSouth sebesar
jutaan-dollar US. Sehingga laporan keuangan perusahaan tersebut kelihatan sangat menarik
bagi para investor. Sebanyak 16 orang eksekutif dari HeaIthSouth juga terlibat dalam
kecurangan tersebut. Scrushy merupakan satusatunya eksekutif yang tidak mengaku terlibat
dalam skandal tersebut dan juga tidak mau bekerja sama dengan para investigator.
 Martha Stewart Living Omnimedia.§
Martha Stewart, pendiri dari Martha Stewart Living Omnimedia telah dihukum karena :
melakukan konspirasi, menghambat proses penyidikan, dan berbohong atas penjualan saham
ImDone. la menolak untuk diadili berkaitan dengan sumpah palsu yang dilakukan . stewart telah
dijatuhi hukuman selama 5 (lima) bulan. Dan broker yang telibat dalam skandal tersebut telah
juga didenda sebesar US$2,000.
 Qwest Communications International Inc.§
Jaksa pada negara bagian Denver, USA tidak berhasil untuk menghukum 4 (empat) orang yang
menduduki manajemen menengah pada perusahaan Qwest yang dituduh menyembunyikan
pendapatan perusahaan senilai US$34 juta. Grant Graham, chief financial officer dari Qwest
global business unit; Bryan Treadway, asisten controller; Thomas Hall, senior vice president;
dan John walker, vice president, masing-masing dituduh terlibat dalam 11 jenis kejahatan,
antara lain menyangkut konspirasi, kecurangan menyangkut saham, dan membuat laporan
keuangan palsu.
D. Pendekatan "CARROT" ATAU "STICK" : Mana yang terbaik?
Mana yang lebih efektif untuk mempengaruhi hukum dan perilaku yang etis dalam suatu
organisasi, Carrot merupakan program etika korporasi secara suka rela atau stick (cambuk)
merupakan program kepatuhan hukum? Berdasarkan studi menunjukkan bahwa suatu
kombinasi yang menggabungkan dengan regulasi eksternal, standar kepatuhan (compliance
standards), program etika yang dimiliki perusahaan dapat secara efektif dalam mencegah dan
melawan aktivitas yang tidak bermoral dan ilegal. The 2002 Sarbanes-Oxley Act (SOA),
merupakan jawaban regulasi secara langsung oleh Kongres (USA) untuk menangani terjadinya
berbagai skandal dalam perusahaan. Pricewaterhouse Coopers menyatakan bahwa SOA
merupakan undang-undang yang paling penting untuk mempengaruhi tata kelola perusahaan,
disdosure tentang finansial, dan praktik akuntansi publik semenjak tahun 1930-an. Berdasarkan
ringkasan dari SOA menunjukan adanya pengaturan tentang akuntabilitas, pengawasan,
penegakan hukum, dan keakuratan pelaporan keuangan dalam perusahaan publik.
Sebelum terjadinya Great Depression (1929-1930), perusahaan publik dapat menyusun laporan
keuangan "semau Gue" dan menentukan sendiri metode yang menurut mereka layak dalam
penyajian laporan keuangan. Dalam situasi "tanpa standar" tersebut telah menyebabkan
terjadinya praktik window-dressing yang sangat merugikan investor. Setelah masa Great
Depression, maka dengan Undang-undang Pasar Saham (Securities Act, 1933) dibuatlah
standar yang disebut GAAP. GAAP merupakan suatu standar awal dalam pengukuran dan
pengungkapan dalam pelaporan keuangan.
6
E. Legalisasi Sarbanes-Oxley Act (SOA)
Karena adanya desakan dari masyarakat, Congress cepat untuk bertindak. Pada
tanggal 30 Juli 2002, Presiden Walker Bush mengesahkan suatu undang-undang yang
bernama Sarbanes-Oxley Act of 2002. Undang-undang tersebut bermaksud untuk
meningkatkan kepercayaan publik terhadap pasar modal dan menetapkan kewajiban dan
hukuman yang berat bagi perusahaan publik dan para eksekutif, direksi, auditor, pengacara,
dan analis saham yang melanggar aturan yang telah ditetapkan.
Undang-undang ini merupakan reformasi terbesar di USA bagi penilaian corporate
governance sejak diterbitkannya Securities Acts of 1933 and 1934. Oleh karena itu merupakan
suatu keharusan bagi para akuntan, auditor dan fraud examiners untuk mempelajari undangundang
ini, dan termasuk juga Statement on Auditing Standards (SAS) No. 99, agar
mengetahui pengaruhnya bagi organisasi publik, swasta maupun jenis organisasi yang lain
serta tanggung jawab apa saja yang menjadi kewajibannya.
Berikut ini ringkasan isi pokok dari Sarbanes-Oxley Act:
• Membentuk independent public company board untuk mengawasi audit terhadap
perusahaan public.
• Mensyaratkan salah seorang anggota komite audit adalah orang yang ahli dalam bidang
keuangan.
• Mensyaratkan untuk melakukan full disclosure kepada para pemegang saham berkaitan
dengan transaksi keuangan yang bersifat kompleks.
• Mensyaratkan Chief Executive Officer (CEO) dan Chief Financial Officer (CFO) perusahaan
untuk melakukan sertifikasi tentang validitas pembuatan laporan keuangan perusahaannya.
Jika diketahui mereka melakukan laporan palsu, mereka akan dipenjara selama 20 tahun
dan denda sebesar US$5 juta.
• Melarang kantor akuntan publik dari tawaran jasa lainnya, seperti melakukan konsultasi,
ketika rnereka sedang melaksanakan audit pada perusahaan yang sama. Hal ini untuk
menghindari adanya benturan kepentingan (conflict of interest).
• Mensyaratkan adanya kode etik, terdaftar pada Securities and Exchange Commission
(Bapepam-LK), untuk para pejabat keuangan (financial officer) Ancaman hukuman 10 tahun
penjara untuk pelaku kecurangan wire and mail fraud.
• Mensyaratkan mutual fund professional untuk menyampaikan suaranya pada wakil
pemegang saham, sehingga memungkinkan para investor untuk mengetahui bagaimana
saham mereka berpengaruh terhadap keputusan.
• Memberikan perlindungan kepada individu yang melaporkan adanya tindakan menyimpang
kepada pihak yang berwewenang.
• Mensyaratkan penasehat hukum perusahaan untuk mengungkap adanya penyimpangan
kepada pejabat senior dan kepada dewan komisaris, jika perlu; penasehat hukum tersebut
berhenti untuk bekerja sama dengan perusahaan jika manajer senior tersebut mengabaikan
laporan tersebut.
Pro dan Kontra Penerapan Sarbanes-Oxley Act (SOA)
Berikut ini sejumlah kritik terhadap penerapan Sarbanes-Oxley Act (SOA) :
1. Membutuhkan biaya besar (it is too costly)
Salah satu perkiraan berdasarkan suatu survai yang dilakukan oleh Financial Executives
International menyatakan bahwa perusahaan dengan pendapatan sebesar US$5 milyar
harus menyisihkan anggaran rata-rata sebesar US$4.7 juta untuk menerapkan pengendalian
intern yang dipersyaratkan oleh SOA, kemudian juga harus masih mengeluarkan lagi biaya
tahunan sebesar US$1.5 juta untuk menjaga kepatuhan.
7
2. Memiliki dampak negatif bagi perusahaan terhadap persaingan global (it impacts
negatively on a firm's global competitiveness)
Argumen ini juga mendasarkan atas biaya yang dikeluarkan untuk menjaga kepatuhan
operasi internal terhadap undang-undang. Kritik ini berargumen bahwa perusahaan lain yang
berasal diluar USA tidak harus menanggung beban ini, kenapa perusahaan-perusahaan USA
harus menanggungnya?
3. Pengeluaran pemerintah juga meningkat untuk menerapkan undangundang tersebut
(government costs also increase to regulate the law)
The SEC (Bapepam-LK) menerima tip (pengaduan) tentang adanya pelanggaran hukum
melalui e-mail yang telah disediakan (http://www.sec.gov/complaint.shtml). Jumlah
pengaduan meningkat dari 77.000 pada tahun 2001 menjadi 180.000 pada tahun 2003. SEC
menerima pengaduan sekitar 250.000 pada tahun 2006. Setiap had diterima lebih dari 1.300
pengaduan lewat e-mail. Sebagian besar pengaduan tersebut berkisar tentang adanya
permasalahan akuntansi pada perusahaan publik.
4. Chief Financial Officer (CFO) bertambah bebannya dan tertekan karena harus
mematuhi akuntabilitas yang dipersyaratkan oleh undang-undang
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh majalah CFO menyatakan bahwa sejak 2001, 1/5
dari eksekutif keuangan mengatakan bahwa mereka merasakan lebih tertekan karena harus
menggunakan metode akuntansi dengan penuh pertimbangan untuk menghasilkan laporan
keuangan yang lebih baik. Selain itu mereka juga harus melakukan sertifikasi terhadap
laporan keuangan.
5. Menurunnya Minat Perusahaan Privat Untuk Menjadi Perusahaan Publik
Argumennya adalah dengan menerapkan SOA menyebabkan perusahaan harus
menanggung biaya yang begitu besar sehingga untuk perusahaan ukuran kecil dan
menengah enggan untuk go publik.
Paul Volcker (ahli dari SEC) dan Arthur Levitt (ahli dari Federal Reserve),
memberikan sejumlah argumen terhadap sejumlah kritik terhadap penerapan
SOA:
1. Biaya yang dikeluarkan untuk menerapkan SOA adalah lebih kecil dibandingkan jika
tidak menggunakannya (the cost of implementing SOA are minimal to the costs of not
having it).
Misalkan terjadinya kerugian dalam saham sebesar US$7 triliun, hal ini belum terhitung
kerugian yang dialami oleh pegawai, keluarga pegawai, dan dampak ekonomi secara
keseluruhan.
2. Perubahan yang dipersyaratan untuk menerapkan SOA adalah sulit (the changes
required to implement this law are difficult)
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh majalah Corporate Board Member menyatakan
bahwa lebih 60% dari 153 direktur berkeyakinan bahwa SOA memiliki dampak positif bagi
perusahaan mereka, dan lebih dari 70% berpendapat bahwa hukum juga memiliki dampak
positif bagi mereka.
3. Tidak adanya data pendukung terhadap argumen bahwa penerapan SOA akan
menyebabkan perusahaan tidak mampu bersaing dalam lingkungan global.
8
The NASDAQ stock exchange menyatakan telah terjadi penambahan 6 (enam) perusahaan
internasional yang listing dalam kuartal kedua selama 2004. Dan berdasarkan survei yang
dilakukan oleh Broadgate Capital Advisory dan the Valuae Alliance menyatakan bahwa
hanya 8% dari 143 perusahaan asing yang telah go public dan sahamnya diperdagangkan di
bursa USA mengklaim bahwa karena SOA akan menyebabkan mereka untuk berfikir ulang
untuk memasuki pasar USA.
4. Jika suatu perusahaan menerapkan SOA sebagai alasan tidak untuk go public,
perusahaan tidak harus go public atau menggunakan dana dari para investor.
Pasar USA termasuk salah satu pasar yang paling diminati di dunia karena memiliki regulasi
yang sangat baik.
5. Para pejabat dibidang keuangan (financial officer) yang protes tentang persyaratan
dari SOA, ada kemungkinan mereka tertekan karena sebelumnya tidak memiliki
pengendalian intern.
Pada tahun 2003, sebanyak 57 perusahaan dari skala kecil hingga terbesar mengatakan
bahwa mereka memiliki kelemahan yang sangat mengkhawatirkan tentang pengendalian,
setelah para auditor yang bertugas melakukan tes terhadap pengendalian keuangan
diberhentikan. Keputusan ini diambil oleh perusahaan untuk menekan biaya.
Polemik tentang biaya dan manfaat yang diperoleh dari penerapan SOA terus akan berlanjut.
Paul Volcker dan Arthur Levitt menegaskan bahwa "meskipun diperlukan biaya dalam
meningkatkan kepatuhan, kita berkeyakinan bahwa suatu investasi dalam tata kelola
perusahaan yang baik, professional integrity, dan transaparansi akan dibayar kembali deviden
yang berbentuk meningkatnya kepercayaan dari investor, pasar yang lebih efisien, dan
partisipasi pasar yang lebih baik dimasa mendatang.

elemen-elemen struktur pengendalian intern

TUGAS 3.3   :

ELEMEN-ELEMEN PENGENDALIAN INTERN

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1.      Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

2.      Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

3.      Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

·         Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

·         Pelimpahan tanggung jawab.

·         Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

·         Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4.      Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

5.      Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

pengertian struktur pengendalian intern

tugas 3.2 :

I. PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

pengertian eksposur dan jenis-jenis eksposur

TUGAS 3.1  :

Seringkali setelah membeli kamera digital baik slr maupun point & shoot, kita terpaku pada mode auto untuk waktu yang cukup lama. Mode auto memang paling mudah dan cepat, namun tidak memberikan kepuasan kreatifitas.

Bagi yang ingin “lulus  dan naik kelas” dari mode auto serta ingin meyalurkan jiwa kreatif  kedalam foto-foto yang dihasilkan, ada baiknya kita pahami konsep eksposur. Fotografer kenamaan, Bryan Peterson, telah menulis sebuah buku berjudulUnderstanding Exposure yang didalamnya diterangkan konsep eskposur secara mudah.

Peterson member ilustrasi tentang tiga elemen yang harus diketahui untuk memahami eksposur, dia menamai hubungan ketiganya sebagai sebuah Segitiga Fotografi. Setiap elemen dalam segitiga fotografi ini berhubungan dengan cahaya, bagaimana cahaya masuk dan berinteraksi dengan kamera.

Ketiga elemen tersebut adalah:

ISO – ukuran seberapa sensitif sensor kamera terhadap cahaya

Aperture – seberapa besar lensa terbuka saat foto diambil

Shutter Speed – rentang waktu “jendela’ didepan sensor kamera terbuka

Interaksi ketiga elemen inilah yang disebut eksposur.  Perubahan dalam salah satu elemen akan mengakibatkan perubahan dalam elemen lainnya.

Perumpamaan Segitiga Eksposur

Mungkin jalan yang paling mudah dalam memahami eksposur adalah dengan memberikan sebuah perumpamaan. Dalam hal ini saya menyukai perumpamaan segitiga eksposur seperti halnya sebuah keran air. Shutter speed bagi saya adalah berapa lama kita membuka keran, aperture adalah  seberapa lebar kita membuka keran dan ISO adalah kuatnya dorongan air dari PDAM, dan air yang mengalir melalui keran tersebut adalah cahaya yang diterima sensor kamera. Tentu bukan perumpamaan yang sempurna, tapi paling tidak kita mendapat ide dasarnya.

Memahami Konsep ISO

Secara definisi ISO adalah ukuran tingkat sensifitas sensor kamera terhadap cahaya. Semakin tinggi setting ISO kita maka semakin sensitif sensor terhada cahaya.

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang setting ISO di kamera kita (ASA dalam kasus fotografi film), coba bayangkan mengenai sebuah komunitas lebah. Sebuah ISO adalah sebuah lebah pekerja. Jika kamera saya set di ISO 100, artinya saya memiliki 100 lebah pekerja. Dan jika kamera saya set di ISO 200 artinya saya memiliki 200 lebah pekerja.

Tugas setiap lebah pekerja adalah memungut cahaya yang masuk melalui lensa kamera dan membuat gambar. Jika kita menggunakan lensa identik dan aperture sama-sama kita set di f/3.5 namun saya mengeset ISO saya di 200 sementara Anda 100 (bayangkan lagi tentang lebah pekerja), maka gambar punya siapakah yang akan lebih cepat selesai?

Secara garis besar, saat kita menambah setting ISO dari 100 ke 200 ( dalam aperture yang selalu konstan – kita kunci aperture di f/3.5 atau melalui mode Aperture Priority – A atau Av) , kita mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah foto di sensor kamera kita sampai separuhnya (2kali lebih cepat), dari shutter speed 1/125 ke 1/250 detik. Saat kita menambah lagi ISO ke 400, kita memangkas waktu pembuatan foto sampai separuhnya lagi:1/500 detik. Setiap kali mempersingkat waktu esksposur sebanyak separuh , kita namakan menaikkan esksposur sebesar 1stop.

Anda bisa mencoba pengertian ini dalam kasus aperture, cobalah set shutter speed kita selalu konstan pada 1/125 (atau melalui mode Shutter Priority – S atau Tv), dan ubah-ubahlah setting ISO Anda dalam kelipatan 2; missal dari 100 ke 200 ke 400 …dst, lihatlah perubahan besaran aperture Anda.

Memahami Aperture & Depth of Field

aperture adalah ukuran seberapa besar lensa terbuka (bukaan lensa) saat kita mengambil foto.

Saat kita memencet tombol shutter, lubang di depan sensor kamera kita akan membuka, nah setting aperture-lah yang menentukan seberapa besar lubang ini terbuka. Semakin besar lubang terbuka, makin banyak jumlah cahaya yang akan masuk terbaca oleh sensor.

 Aperture atau bukaan dinyatakan dalam satuan f-stop. Sering kita membaca istilah bukaan/aperture 5.6, dalam bahasa fotografi yang lebih resmi bisa dinyatakan sebagai f/5.6. Seperti diungkap diatas, fungsi utama aperture adalah sebagai pengendali seberapa besar lubang didepan sensor terbuka. Semakin kecil angka f-stop berarti semakin besar lubang ini terbuka (dan semakin banyak volume cahaya yang masuk) serta sebaliknya, semakin besar angka f-stop semakin kecil lubang terbuka.

Jadi dalam kenyataannya, setting aperture f/2.8 berarti bukaan yang jauh lebih besar dibandingkaan setting f/22 misalnya (anda akan sering menemukan istilah fully open jika mendengar obrolan fotografer). Jadi bukaan lebar berarti makin kecil angka f-nya dan bukaan sempit berarti makin besar angka f-nya.

Depth of Field

Depth of field – DOF, adalah ukuran seberapa jauh bidang fokus dalam foto. Depth of Field (DOF) yang lebar berarti sebagian besar obyek foto (dari obyek terdekat dari kamera sampai obyek terjauh) akan terlihat tajam dan fokus. Sementara DOF yang sempit (shallow) berarti hanya bagian obyek pada titik tertentu saja yang tajam sementara sisanya akan blur/ tidak fokus.

Untuk mendapatkan DOF yang lebar gunakan setting aperture yang kecil, misalkan f-22 (makin kecil aperture makin luas jarak fokus) – lihat contoh foto diatas. Sementara untuk mendapat DOF yang sempit, gunakan aperture sebesar mungkin, misal f/2.8 – lihat contoh foto dibawah.

Konsep Depth of Field ini akan banyak berguna terutama dalam fotografi portrait dan fotografi makro, namun sebenarnya semua spesialisasi akan membutuhkannya.

Memahami Shutter Speed

Secara definisi, shutter speed adalah rentang waktu saat shutter di kamera anda terbuka. Secara lebih mudah, shutter speed berarti waktu dimana sensor kita ‘melihat’ subyek yang akan kita foto. Gampangnya shutter speed adalah waktu antara kita memencet tombol shutter di kamera sampai tombol ini kembali ke posisi semula.

Supaya mudah, kita terjemahkan konsep ini dalam beberapa penggunaannya di kamera:

Setting shutter speed sebesar 500 dalam kamera anda berarti rentang waktu sebanyak 1/500 (seperlimaratus) detik. Ya, sesingkat dan sekilat itu. Sementara untuk waktu eksposur sebanyak 30 detik, anda akan melihat tulisan seperti ini: 30’’

Setting shutter speed di kamera anda biasanya dalam kelipatan 2, jadi kita akan melihat deretan seperti ini: 1/500, 1/250, 1/125, 1/60, 1/30 dst. Kini hampir semua kamera juga mengijinkan setting 1/3 stop, jadi kurang lebih pergerakan shutter speed yang lebih rapat; 1/500, 1/400, 1/320, 1/250, 1/200, 1/160 … dst.

Untuk menghasilkan foto yang tajam, gunakan shutter speed yang aman. Aturan aman dalam kebanyakan kondisi adalah setting shutter speed 1/60 atau lebih cepat, sehingga foto yang dihasilkan akan tajam dan aman dari hasil foto yang berbayang (blur/ tidak fokus). Kita bisa mengakali batas aman ini dengan tripod atau menggunakan fitur Image Stabilization (dibahas dalam posting mendatang)

Batas shutter speed yang aman lainnya adalah: shutter speed kita harus lebih besar dari panjang lensa kita. Jadi kalau kita memakai lensa 50mm, gunakan shutter minimal 1/60 detik. Jika kita memakai lensa 17mm, gunakan shutter speed 1/30 det.

Shutter speed untuk membekukan gerakan. Gunakan shutter speed setinggi mungkin yang bisa dicapai untuk membekukan gerakan. Semakin cepat obyek bergerak yang ingin kita bekukan dalam foto, akan semakin cepat shutter speed yang dibutuhkan. Untuk membekukan gerakan burung yang terbang misalnya, gunakan mode Shutter Priority dan set shutter speed di angka 1/1000 detik (idealnya ISO diset ke opsi auto) supaya hasilnya tajam. Kalau anda perhatikan, fotografer olahraga sangat mengidolakan mode S/Tv ini.

Blur yang disengaja – shutter speed untuk menunjukkan efek gerakan. Ketika memotret benda bergerak, kita bisa secara sengaja melambatkan shutter speed kita untuk menunjukkan efek pergerakan. Pastikan anda mengikutkan minimal satu obyek diam sebagai jangkar foto tersebut. Coba perhatikan foto dibawah:

Peraturan Sanwitch

Tugas 2.1 Jelaskan Peraturan Sanwitch dalam pembuatan bagan arus?
Jawaban:

Para auditor pada hakekatnyaselalu menggunakan bagan alirdari pemrosesan dan  distribusidokumen-dokumen dalam sebuahaplikasi SIA.

lPara auditor melaksanakanuji kepatuhan untukmemastikan bahwakeberadaan, menetapkanefektivitas, danmemastikankesinambunganberjalannya pengendalianinternal yang ada.

lUji kepatuhan memerlukanpemahaman terhadappengendalian-pengendalian yang terujidan memadai.

lPara auditor melaksanakanuji kepatuhan untukmemastikan bahwakeberadaan, menetapkanefektivitas, danmemastikankesinambunganberjalannya pengendalianinternal yang ada.

lUji kepatuhan memerlukanpemahaman terhadappengendalian-pengendalian yang terujidan memadai.

lPara auditor membutuhkan tehnikyang sistematis untukmembangun SIA.

lPara auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisadistribusi dokumen-dokumenpada SIA.

sistem informasi akutansi

1.3 Jelaskan Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen

A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM

Ø  Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :

Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.

Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.

Sifat Sistem :

1.  Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

2.  Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.

Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik

Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data

     Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi

     Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan

     Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.

Fokus Sekarang Pada Komunikasi

Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi SIA :

Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1.   SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

2.   Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3.   Menangani data rinci

4.   Berfokus historis

5.   Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :

·         SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang

·         SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA

- Spesialis Informasi

- Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

     Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

     Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1.    Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2.    Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

-           informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

-           Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1.  Sistem Akuntansi Biaya

2.  Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya

à   Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting

à    adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

1.  Analisa Perilaku

2.  Metode kuantitatif

3.  Komputer

Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.1.  Mengapa mempelajari system informasi?

Selain adanya keharusan untuk mempelajari Sistem Informasi Manajemen (SIM) bisnis berbasis computer, masih ada alas an lebih lanjut mengapa kita mempelajari SIM, yaitu :

1. Adanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi, yang terdiri atas industri computer dan industri terkait lainnya, kini merupakan industri komersial paling bernilai di dunia.
2. adeanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi telah menciptakan banyak kesempatan kerja bagi para mahasiswa bisnis di berbagai bidang kehidupan. Sehingga mahasiswa masa kini hanya bersaing lebih sedikit dibandingkan para lulusan masa sebelumnya, hanya karena lulusan masa lalu kurang menguasai sifat dan implikasi teknologi computer.

1.2.  Lingkungan organisasi

Sesunggunya lingkungan organisasi sangat menentukan jenis informasi apakah yang harus diberikan oleh suatu system informasi, juga tentang bentuk yang diinginkan dari suatu informasi serta tentang bagaimana suatu system informasi seharusnya diorganisasikan.

Lingkungan suatu organisasi adalah kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, dan pollitikyang mempengaruhi kehidupan organisasi. Termasuk kedalam kedalam kekuatan tersebut : perubahan suku bunga, tingkat inflasi, tingkat serapan tenaga kerja, pergeseran demografis, kebiasaan masyarakat,k hasil pemilihan umum, serta sejumlah faktor yang mempengaruhi permintaan atas suatu produk, disamping juga berbagai sifat pasar.

Perlu dipahami, bahwa semakin cepat lingkungan organisasi berubah, maka akan semakin pendek kesempatan bagi suatu organisasi untuk melakukan penyesuaian sebelum akhirnya organisasi bersangkutan mengalami kebangkrutan. Beberapa bukti menunjukan bahwa laju perubahan lingkungan organisasi berlangsung dalam pacu yang semakin cepat ;sehingga organisasi memerlukan informasi tentang perubahan lingkungannya secara cepat pula. Tujuannya tentu saja agar lebih mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. Informasi-informasi tersebut tentu saja harus dikumpulkan secara sistematis, dan organisasi bersangkutan juga harus menghasilkan dan menyediakan informasi yang diperlukan oleh pribadi dan organisasi lain yang berkaitan erat. Secara umum, semakin rumit dan dinamis perubahan lingkungan suatu organisasi, maka akan semakin besar pula proposi pencurahan upaya dan sumber daya suatu organisasi yang harus diberikan pada system informasi yang dimiliki.

1.3.  Hierarki dalam struktur organisasi

Hierarki adalah adanya hubungan antara atasan dengan bawahan didalam suatu organisasi, yang menyebabkan adanya garis komando; yang artinya hal ini menyebabkan adanya pelapisan atau tingkatan personil di dalam suatu organisasi. Contoh hierarki sebuah peruasahaan :

1. Direktur
2. Direktur utama
3. Wakil direktur eksekutif
4. wakil presiden rekayasa
5. wakil presiden pemasaran
6. wakil presiden produksi
7.  wakil presiden kontrolir
8. wakil presiden dan bendahara
9. wakil presiden didang informasi
10. wakil presiden administrasi

1.4.  Fungsi-fungsi organisasi

Serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif disebut fungsi organisasi. Organisasi memiliki beberapa fungsi utama. Dan mungkin pada organisasi yang berbeda hal-hal tersebut akan diorganisasi secara berbeda pula. Masing-masing fungsi biasanya memiliki system informasi yang setengah terpisah. Arus informasi yang silang-fungsional juga dapat sangat eksentif; misalnya manajer bagian pembelian harus menerima informasi dari fungsi manufaktur mengenai jadwal produksi yang akan datang dari masing-masing produk, termasuk juga tentang jumlah bahan dan komponen yang diperlukan selama kegiatan produksi. Luasan kearah mana informasi dari satu bidang fungsional akan dialirkan ke system informasi bidang fungsionallain, baik dengan tingkat kemudahan yang dengan mana hal ini akan dilaksanakan dianggap sebagai ukuran drajat.

1.5.  Sifat-sifat Manajer

Para manajer biasanya memiliki sifat-sifat pribadi yang mempengaruhi sikapnya terhadap system informasi, keperluan informasi, serta cara bagaimana berinteraksi dengan system.

Para manajer biasanya tidak mengandalkan diri pada sesuatu yang tidak mereka pahami, sehingga sebagaian manajer tidak memahami system computer tidak mempercayai system tersebut. Untuk mendorong pemahaman oleh para manajer, system informasi hendaknya dibuat sesederhana mungkin. System yang sederhana biasanya kurang menakutkan baik bagi staf maupun manajer.

Sifat manajer yang lainnya adalah mudahnya mereka terperangkap tempo kegiatamn mereka. Sebagaian karena mereka berorientasi pada manusia, sedang sebab yang lain  karena cara pemrioritasan mereka, dan sebab lainnya adalah karena mereka selalu penuh perhatian atas telepon atau ketukan pintu kamarnya yang baru saja diterimanya, sehingga manajer biasanya akan menghentikan segala kegiatan yang sedang dilakukan. Berikut ini ringkasan mengenai sifat seorang manajer :

Sifat-sifat Manajer

Dampaknya pada system informasi

manajer tidak akan mengandalkan diri pada system yang tidak dipahaminya manajer berorientasi pada manusia manajer berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efesien manajer melakukan pemerioritasan  dan pemerioritasan ulang kerja seorang manajer biasanya terpecah manajer tidak menyukai kajutan sebagai pemimpin manajer tidak ingin terlihat ketindaktahuannya

Sistem harus sesederhana mungkin dan mudah dipahami Apabila diberikan pilihan, manajer lebih sering menerimainformasi dari manusia Menejer kurang suka berinteraksi dengan system informasi Manajer memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada. Ahli analisis system frutasi karena sedikitnya waktu manajer bagi mereka System informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan informasi tentang kecendrungan dan peristiwa-peristiwa kunci Manajer cendrung menghindari semua diskusi berlebihan tentang system dengan para personil system

1.6.  Manajer sebagai bagian system informasi

Cara berpikir manajer telah digambarkan, yang dalam beberapa hal; mirip dengan system informasi computer. Pikiran manajer mendapat data dari berbagai sumber, memproses, dan kemudian menyimpannya sebagai informasi , dan kemudian mengkomunikasikannya sebagai informasi kepada manajer yang lain; sifat pola piker manusia yang demikian ini kemudian dibagi oleh system computer. System computer dan manajer bersema-sama memproses, menyimpan dan mengkomunikasikan informasi organisasi, dan untuk itu maka manajer dipandang sebagai bagian yang tak terpisahkan dari system informasi organisasi.

1.7.  Pemecahan masalah oleh manajer

Untuk memecahkan suatu masalah manajer biasanya meepergunakan langkah-langkah sebagai berikut :

1. identifikasi masalah dan kesempatan

system informasi (SI) harus dirancang sebagai peringatan dini , pemberi informasi yang menyajikan indicator sifat manajemen. SI yang baik akan dapat menandai adanya kesempatan; kisalnya ia dapat menjelaskan adanya variasi dalam biaya disebabkan oleh berubahnya prosedur produksi, sehingga akan dapat menuntun kearah ortganisasi kegiatan produksi yang berbiaya lebih murah.

1. Pencarian informasi

Setelah masalah diidetifikasi, seorang manajer biasanya harus mencari informasi tambahan yang berguna untuk menganalisisnya. Sejumlah besar informasi mungkin sudah tersimpan di file computer, namun demkian informasi tambahan berupa informasi tak terkomputerisasikan biasnya tetap diperlukan.informasi yang dicari dapat bersifat factual maupun non-faktual.

1. Memilih alternative

Memilih usulan alternative pemecahanh masalah termasuk mensitesiskan dan menganalisa data dari berbagai sumber sehingga diperoleh analisis berbanding biaya /manfaat. Misalnya untuk perhitungan tingkat pengembalian dan jadwal depresiasi asset lewat program computer dapat disajikan dalam bentuk formulir perbandingan.

BAB II

KEBUTUHAN

DAN SUMBER INFORMASI MANAJEMEN

2.1. Kegiatan Manajerial

Perencanaan

Kegiatan perencanaa dimaksudkan untk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi untuk bergerak kearah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.

Langkah pertama organisasi adalah menilai statusnya dimasa kini; dan langkah tersebut merupakan evaluasi sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi serta lingkungan yang dipengaruhi oleh organisasi. Sumber utama organisasi tentang status organisasi dimasa kini adalah pada kegiatannya. Salah satu sumber utama adalahinformasi tentang ringkasan transaksi, termasuk laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat diperoleh secara informal oleh para manajer, atau mungkin diberikan oleh system informasi formal yang memang diorganisasi guna memperileh informasi tersebut. Organisasi dari pengguna maupun pemasok juga mungkin memberikan informasi untuk perencanan.

Ada dua jenis perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama, perencanaan jangka panjang, yang menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam beberapa tahun mendatang, biasanya untuk lima tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasa disebut sebagai rencana keuntungan yang serupa dengan rencana jangka panjang.

Pembahasan dan evaluasi menyeluruh (pengendalian manajemen)

Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian menejemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai evektivitas dan efesiensi strategi  dalam mencapai sasaran yang diharapkan. Pengendalian menejemen merupakan tanggung jawab dari menejemen puncak.

Pengendalian menejemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan oleh system informasi; laporan ini merupakan perbandingan hasil kegiatan dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan jangkla pendek. Para menejer menganalisis laporan ini untuk menunjukan penyimpangan dari rencana serta penyebab dari terjadinya penyimpangan tersebut.

Analisis masalah-masalah kritis

Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagaian besar organisasi hanya memerlukan organisasi yang berkaitan dengan masalah yang masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar diberbagai file data diberbagai data diberbagai informasi yang berbeda; oleh sebab itu informasi diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemerosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan ribu file.

Kepemimpinan dan kegiatan upacara

Para menejer senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan melaksanakan kegiatan kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk didalamnya adalah kegiatan baik didalam maupun diluar organisasi, berpidato, serta kegiatan social. Bagi sebagaian mereka, system informasi yang ada sangat kecial artinya, dan laporan rutin akan memeberikan informasi yang mereka perlukan.

Penyelia langsung

Kegiatan pertama yang banyak mdilakukan oleh menejer lapis rendah, adalah penyelia langsung. Kegiatan ini tidak menggunakan suistem informasi secara langsung karena didalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya adalah, memeriksa kegiatan secara ricnci, yang mungkin akan menggunakan informasi secara rinci yang ada dalam laporan rutin.

Pengendali operasi

Pengendali informasi termasuk pengukuran pengukuran efesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efesiensinya. Apabila pemhendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditunjukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh oleh system informasi.

2.2. Jenis keputusan manajemen dan kebutuhan informasi

Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan penting dari menejer. Keputusan yang dibuat juga cendrung terstruktur, sehingga analisisnya juga cendrung baku, dengan menerpakan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk manalisis sudah diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.

2.3. Sumber-sumber informasi

Sekitar 30-40% informasi yang berguna bagi manajer madya diterima langsung dari system computer. Sedang manajer yang lebih rendah menerima langsung besar informasi mereka dari system computer (55-75%). Informasi ini sebagaian besar adalah informasi rinci tentang kegiatan, pemerosesan transaksi, atau ringkasan informasi tentang kegiatan tersebut. Manajer yang lebih rendah dan posisinya berkaitan dengan tanggung jawab langsung untuk mpenyelia kegiatan, menggunakan sumber tak berkomputer 25-45% dari informasi yang diperlukannya. Para manajer madya menerima lebih sedikit informasinya (15-20%) dari sumber intern. Manajer puncak menerima informasi dan sumber intern paling sedikit (10-15%), tak termasuk dari manajer lain yang menjadi sumber. Karena mereka ini praktis terpisah dari hubungan langsung dengan kegiatan operasi serta mengandalakn sepenuhnya pada sumber informasi lain.

2.4. Serapan tidak pasti (uncertainty absorption)

Proses penyampaian informasi kepada manajeroleh bawahannya pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap system informasi. Proses ini, sering dianggap sebagai serapan tidak pasti dan telah banyak dikaji oleh Mark dan Simon.

Para manajer di setiap lapisan dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya pada kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul pada persengketan batas wewenang yang muncul diantara manajer dibawahnya. Akhirnya seoprang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.

Oleh sebab itu, para manajer khususnya manajer sejior yang waktunya sangat berharga harus secara cermat mengatur waktu yang dimilkinya untuk menyelesaikan masing-masing tugas dan untuk berhadapan dengan masing-masing anak buahnya. Mereka tidak dapat menghabiskan waktunya hanya dengan mendengan rincian penjelasan masalah atau situasi dari bawahannya. Bawahan juga selayaknya memahami haldemikian, dan kemudian berupaya mengemas informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagaian besar hal ini dilakukan bukan hanya memberikan fakta dan rincian yang paling relevan, tetapi juga dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi ini biasanyatidak lengkap dan kehandalannya sering tidak diketahui, maka manajer harus mampu fakta-fakta, asumsi-asumsi, serta pikiran-pikirannya, dan kemudian membentuk pendapatnyaberdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian mengkomunikasikan pandangannya yang menyeluruh ketimbang informasi informasi rinci kepada atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses manajemen lewat cara pengulangan baik jumlah keseluruhan informasi yang diteraima manajer , maupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi atau menerimanya.

2.5. Perancangan Sistem Informasi untuk Manajer

Informasi umum yang diperlukan seorang manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, system informasi untuk menejer disemua lapisan biasa didasarkan pada system informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tapi khususnya untuk manajer puncak, system informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut.

BAB III

KONSEP

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengembangan system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.

3.1. Unsur-unsur sistem informasi sederhana  

Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu: mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun computer.

Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”; istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM adalah system pembangkit informasi.

3.2.Sistem informasi untuk manajer

Di akhir setiap bulan serangkaian program anggaran akan memproses master file yang berisi biaya dan pendapatan nyata bulanan dan membandingkan hala ini dengan biaya dan pendapatan bulanan dan menentukan sampai batas manakah masing-masing jenis biaya dan pendapatan nyata sesuai dengan yang diharapakan. File anggaran bulanan nyata yang baru dihasilkan berisis sepasang (gambaran anggaran dan gambar nyata yang menggambarkan transaksi yang diringkaskan) data biaya dan pendapatan pada masing-masing rincian kategori biaya pendapatan dari system akunting. Program anggaran computer kemudian menghitung perbedaan antara jumlah pada masing-masing pasangan dan menghasilkan laporan anggaran yang menunjukan besaran variasi. Para manajer menggunakan laporan variasi ini untuk tujuan pengendalian dengan cara menyelidiki sebab-sebab munculnya variasi dan kemudian apabila diperlukan melakukan tindakan perbaikan. Selama pemerosesan master file tidak diubah dan kemudian diprosos untuk kepentingan laporan.

3.3.Sistem penopang keputusan

System penopang keputusan (decision support Sistem, DSS) berbeda dari sebagian besar system informasi tradisional karena masing-masing DSS bersifat khas, serta sepenuhnya ada dibawah wewenang seorang manajer, namun demikian tetap merupakan bagian dari SIM.

Sebuah DSS adalah satu dari beberapa pendekatan dalam membangun system informasi untuk pelaksanaan tugas manajerial atau organisasi; sesunguhnya sebuah DSS dikaitkan dengan tugas manajerial yang khusus atau masalah khusus, sehingga penggunaannya hanya terbatas pada masalah atau tugas tersebut. Oleh sebab itu DSS cendrung dirancang untuk melayani manajer madya atau senior, walaupun sebenarnya juga dapat dirancang untuk melayani berbagai tingkatan manajer.

3.4.Integrasi Sistem informasi

Pengintegrasian system informasi merupakan salah satu konsep kunci dari system informasi manajemen. Berbagai system informasi dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara sesuai dengan keperluan integrasinya. Salah satu diantaranya adalah dengan arus data factual atau potensial diantara mereka. Aliran infoemasi diantara system sangat bermanfaat apabila data didalam file dari satu system diperlukan juga oleh system yang lainnya. Akan tetapi menjadi mustahil bagi system kedua untuk menghasilkan data tersebutatau apabila pendekatan ini akan menjadi mahal, lebih lmabat atau kurang tepat disbanding menggunakan data dari file pertama.

Aliran data diantara system biasa ditemukan apabila system ganda diperlukan untuk mengakses elemen data yang sama dari sumber bersamaan, atau apabila output dari satu system akan menjadi input bagio yang lainnya, seperti apabila informasi dari sisyem pemeroses transaksi merupakan input bagi siustem informasi manajerial. System juga dapat dikkaitkan melalui tugasnya untuk memberikan data bagi tugas yang sama atau karena masing-masing system menggunakan data yang sama dari sumber yang lain.

Oleh sebab itu, integrasi didefinisikan sebagai adanya saling keterkaitan antara sub-sistem sehingga data dari satu system secara rutin dapat melintas menuju, atau diambil oleh satu atau lebih system yang lain. Sebenarnya dengan system manual juga akan dapat dicapai suatu drajat integrasi tertentu, misalnya dengan cara fisikal membawa data dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja lainnya, yang selanjutnya oleh para pegawai administrasi akan digabungkan dengan data dari system lain. Sementara itu dengan system berkomputer data akan dapat melintas secara optimis diseluruh system, yang memungkinkan drajat integrasi yang lebih tinggi dan mempercepat kegiatan integrasi data. Pada sebagian besar system informasi berkomputer, sebagian besar integrasi data dilakukan secara otomatis oleh computer, dan hanya sebagian kecil dilakukan oleh pegawai atau personil pengolahan data. Biasanya tujuan pengembangan system adalah mengotomatisasikan perpindahan data dari system informasi terutama dari system yang sangat canggih dan sangat maju.

Kesimpulan

System informasi daro suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatiskan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu system informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personel system yang terlatih; untuk itu diperlukan parisipasi manajemen yang memadai dan sumber keuangan yang memadai.

Sebuah system informasi intelijen secara sistematis mengumpulkan data tentang lingkungan internal baik dari sumber dalam maupun eksternal. Sebagian besar informasi yang diperoleh biasanya diarahkan untuk perencanaan strategis. Berlangganan bank data mungkin akan cukup menolong. Profil manajemen menggambarkan kepada siapa informasi intelijen akan disampaikan.

System informasi yang melayani tugas utama harus bersifat silang fungsi dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama seringakali dilayani oleh system penopang keputusan, yang didalamnya berisis model, data base, dan manajer yang berinteraksi langsung dengan model.

Integrasi system informasi adalah penggabungan system informasi yang setengah independent. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan besar dari meningkatnya drajat integrasi system informasi yang mereka miliki.

Antar-muka manajer/mesin adalah kaitan antara computer dengan manajer yakni satu titik dimana mereka “saling berbicara satu sama lain”. Secara tradisional system computer belum bersifat ramah, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, agaknya vukup membantu memecahkan masalah ini.

BAB IV

SISTEM INFORMASSI MANAJEMEN

(SIM)

Dalam pengertian yang seharusnya, wsistem informasi manajemen (SIM) adalah sasaran yang dapat dicapai. Rencana jngka panjang yang jelas, yang merupakan kunci untuk mencapai sasaran, hanya mungkin ada apabila terdapat penghargaan atas berbagai dimensi konsep system informasi manajemen seperti yang dibahas dalam bab ini.

4.1. Apakah Manajemen System Informasi itu ?

Bab sebelumnya telah membahas latar belakang tesebut, berikut ini adalah difinisi ringkas dan formal dari system informasi manajemen (SIM) :

System Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara gunma meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang ditetapkan

Kata-kata dan frase yang di garis bawahi dalam difinisi tersebut akan dibahas seperti berikut :

Sistem informasi Manajemen adalah menyeluruh

Kata manajemen dalam SIM adalah serba melingkupi. Didalam SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem yang utama dirancang bagi manajer dalam berbagai tingkatan.

System Informasi Manajemen adalah Terkoordinasi

Komponen sebuah Sistem Informasi Manajemen biasanya tidak dikelola melalui satu titik pusat organisasi; ada berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan mungkin pengolah data yang terpisah, bahkan yang lain-lainnya mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari Sistem Informasi Manajemen

System Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi

System Informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem, atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi.

Sisem Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional

Sub-system (kumpulan dari system yang semi terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang untuk menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan untuk melaksanakan integrasi tersebut.

System Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi dengan berbagai cara

Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus ditransformasikan kedalam sebuah system informasi. Misalnya, data biaya untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya variable, dan biaya standar untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen dan jalur produk (produck line)

System Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas

System Informasi Manajemen dengan berbagai cara dapat meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan rugas rutin seperti menyiapkan dokumen yang efesien, ia mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan juga ia mampu memberikan peringatan dinitentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping juga mampu meningkatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk memecahkan masalah-masalah yang  tidak terduga.

System Informasi Manajemen sesuai dengan sifat dan gaya manajer

Suatu SIM dikembangkan lewat pengenalan sfat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya, termasuk sumbangan yang diberikan oleh para manajer. Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat SIM dijalin dengan cita rasa pribadi patra manajer; dan akan dijalin kembali dengan cita rasa masing-masing manajer yang baru apabila yang lama telah berhenti. Pada lapis organisasi terendah, SIM dijalin dengan cara biasa dimana para tenaga administrative dan personil operasi akan menggunakan informasi dan berinteraksi dengan system informasi.

System Informasi Manajemen menggunakan criteria mutu yang telah ditetapkan

Sebuah SIm harus dirancang agar sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya, dari satu lapis ke lapis lainnya di dalam organisasi. Tehadap kecepatan, untuk beberapa tugas tertentu data yang diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan kemudian ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diinginkan manajer baik secara periodis maupun pada selang tak teratur; sedang untuk tugas lain mungkin diperlukan selang yang teratur, tetapi karena panjangnya periode tunda memungkinkan untuk dilaporkan setelah selesainya akhir satu periode. Untuk tugas yang lain lagi, mungkin diperlukan secepat mungkin setelah berakhirnya satu periode dan untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama periode berlangsungnya transaksi.

4.2. Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman yang tepat tentang apa yang dapat diselesaikan oleh SIM suatu organisasi jelas sangat esensial. Pengetahuan tentang potensi kemampuan system informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan computer.

SIM secara khusus mungkin memiliki beberapa kemampuan teknis yang telah direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan yang sering diucapkan  bahwa “computer hanyalah sebuah mesin penjumlahan atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya ia tidak dapat mengerjakan sesuatu; ia hanya dapat mengerjakan lebih cepat”. System informasi berkomputer akan dapat memiliki sejumlah jauh diatas system non-komputer. Dan kemampuan ini telah berevolusi proses manajemen yang telah menggunakan kemampuan yang dihasilkan system tersebut. Kini perubahan penting dalam cara organisasi disusun dan dikelola dapat dilacak dari adanya system informasi computer. Pula, computer-komputer mikro dan mini memiliki kemampuan sama bagi organisasi kecil. Bagaimana pun juga, semakin kecil organisasi dan semakin kecil system computer  dan semakin terbatas juga kemampuan yang ditampilkannya.Beberapa kemampuan teknis computer adalah sebagai berikut :

Ø      pemerosesan transaksi Batch

Ø      Pemerosesan trnsaksi tunggal

Ø      Pemerosesan on-line, real time

Ø      Komunikasi data dan switching pesan

Ø      Pemasukan data jarak jauh

Ø      Pencarian record dan analisis

Ø      Pencarian file

Ø      Alogaritma dan model keputusan

Ø      Otomatisasi perkantoran

4.3. Kemampuan Pelaporan

Semua system informasi memiliki kemampuan pelaporan. Dan ada beberapa jenis pelaporan, dan laporan ini harus memiliki sifat tertentu; yakni, laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu, seperti yang akan dibahas verikut ini.

Prinsip Pelaporan

Sebagian manajer biasa dengan pasif menerima saran dari analis system dalam kaitannya dengan sifat pelaporan yang diterimanya, dan yang lain terus menerima laporan yang biasa disampaikan pada posisinya. Bagaimanapun juga, manajer mengambil peran aktif dalam menetukan jenis dan isi lap[oran yang diterimanya. Beberapa prinsip yang harus diikuti apabila memilih laporan, antara lain :

Ø      Laporan harus menonjolkan informasi penting

Ø      Laporan harus seringkas mungkin

Ø      Harus disediakan dukungan atau back up rinci

Ø      Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi

Ø      Setiap laporan harus berformat keputusan

Ø      Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja

Peringkasan informasi

Pada tingkat operasi dan penyeliaan, laporan manajerial biasanya  harus berisi rincian yang mendalam, seperti daftar produk yang dihasilkan atau daftar neraca konsumen. Tetapi di atas tingkat penyelia maka sebagian besar laporan berisi ringkasan informasi.

Ada beberapa jenis peringkasan. Yang paling sering digunakan dalam kegiatan bisnis adalah agresi-yakni penggabungan sederhana informasi yang berkategori sama baik dari departemen yang sama taupun berbeda.

Bentuk penyajian laporan

Bentuk laporan non-verbal yang paling umu adalah bentuk naratif tertulis, bentuk table, laporan keuangan, gambar dan grafik.

Secara manual masing-masing dapat disajikan dalam bentuk hard-copy ataupun juga dapat ditampilkan di layer monitor. Deskripsi naratif biasa digunakan apabila informasi bersifat subjektif dan kualitatif, paling tidak sampai batas tertentu. Makalah semesteran, tesis dan pidato kenegaraan presiden adalah contoh laporan naratif. Para manajer dari divisi yang didisentralisasi biasanya mengirim laporan tertulis bulanan ke kantor pusat perusahaan yang isinya mengemukakan masalah yang dihadapi oleh divisinya, kesempatan-kesempatan yang ada, kemajuan, serta sasaran. Biasanya deskripsi dilampiri laporan keuangan.

Jenis laporan

Laporan periodic

Apa yang paling diharapkan dari system informasi yang memberikan laporan rutin atas periode waktu tertentu. Biasanya laporan demikian dilaporkan mingguan, bulanan dan lain sebagainya. Laporan periodic ini meliputi aspek luas, sejak dari laporan akuntansi keuangan baku, kemudian laporan untuk kepentingan humas yang berisi status bahan kimia, atau tentang proses lain yang dipantau oleh para insinyur dan teknisi

Laporan indicator kunci

Laporan indicator kunci merupakan variasi laporan periodic. Laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistic kritis kegiatan operasi harian dari ahri sebelum manajer. Misalnya pada jam 08.00 pagi manajer penjualan dari masing-masing distrik yang besar dan secara geografis terpisah menerima laporan kegiatan hari sebelumnya, dan kemudian manajer nasional akan menerima laporan seluruh penjualan nasional sebelum tengan hari. Juga penyelia departemen produksiakan menerima laporan produksi total dan jumlah produk gagal hari sebelumnya pada saat mereka memulai kegiatan pagi.

Laporan siap panggil

Laporan siap panggil adalah jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin masalah operasi yang tidak diharapkan atau karena adanya ancaman, atau munculnya kesempatan pada lingkungan.

Laporan khusus

Laporan khusus juga seringkali disebut laporan ad-hoc, adalah jenis laporan lain dari jenis laporan tak-terjadwal yang dapat diminta oleh manajer. Laporan khusus dapat diminta karena organisasi menghadapi masalah tak terduga atau memerlukan informasi yang terantisipasi sebelumnya.

Laporan pengecualian

Laporan diberbagai organisasi biasanya menggunakan prinsip laporan pengecualian, yaitu hanya informasi yang diperlukan manajer bersangkutan sajalah yang dilaporakan.

4.4. Laporan Sumber Informasi (INFORMASI RESOURCE MANAJEMEN,IRM)

IRM adalah konsep, gagasan, dan juga perspektif ketimbang sebuah kesatuan. Dalam bentuknya yang paling dasar, IRM adalah upaya untuk memusatkan perhatian pada informasi yang dihasilkan oleh system ketimbang oleh sistemnya sendiri atau juga pada komponen hardwere dan softwere dari system. Dengan IRM, maka informasi, ketersediaan, dan kegunaanya merupakan hal yang utama; system computer dipandang penting artinya apabila diperlukan untuk menghasilkan dan mengelola informasi. Penekanan IRM adalah pada aspek manajerial dan bukan teknis.

Dalam arti nyata, IRM reaksi manajer terhadap dominasiteknis system informasi-yang selama ini secara tradisional merupakan kelompok pengolah data yang berperan penuh didalam organisasi, dan seluruh personil informasi melapor kepada manajer pengolah data. Bagaiamanapun juga, kelompok pengolah data cendrung disesaki dengan aspek-aspek teknis jangka pendek dan pengolahan transaksi dari kegiatan mereka dan secara histories memusatkan perhatiannya pada pengembangan masing-masing program yang dirancang untuk tujuan khusus dan terbatas. Hal demikian akan menghasilkan file yang sangat khusus beserta program-program yang digunakan didalam file tersebut.

Seluruh sumber informasi di dalam sebuah oeganisasi di dalam lingkup IRM. Di dalamnya termasuk :

-         Pengolahan bisnis

-         Pengembangan system dan penerapan di dalam konteks SIM

-         Manajemen data

-         Jaringan (networking)

-         Otomatisasi perkantoran

-         Komputasi penggunaan akhir

-         Pusat infortmasi

Tugas IRM adalah untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan diatas untuk seluruh organisasi.

Karena konsep mengenai IRM relative baru, maka sejauh ini organisasi menerapkan dengan berbagai cara. Di dalam organisasi yang berbeda satu atau lebih orang dapat diberikan tanggung jawab khusus untuk IRM, yaitu :

-         pengolahan basis data

-         Direktur pusat informasi

-         Direktur layanan pengguna

Tambahan pula, ada organisasi yang meyakini bahwa tidak seorang pun dari personil diatas yang memiliki kemampuan untuk mengkoodinasi seluruh kegiatan IRM. Untuk mencapai perkembangan menyeluruh ini, beberapa organisasi menunjuk apa yang kemudian dikenal dengan “tsar informasi”, yang jabatan resminya adalah “wakil presiden bidang informasi” dan orang-orang yang tersebut diatas, termasuk direktur komputasi, harus melapor kepadanya.

Konsekuensi terhadap gerakan IRM adalah bahwa organisasi mulai terlihat totalitas dari system organisasinya ketika mulai merancang dan menerapkan sub-sistem. Organisasi yang melakukan ini mungkin menerapkan system informasi yang melintasi segala arus informasi; pendeknya, system informasi mereka diluruhkan ke dalam sebuah SIM.

4.5. Keperluan Akan Sebuah SIM

Perencanaan, penerapan dan pengoprasian sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuatnya semakin diperlukan disbanding pada bua atau tiga decade lalu.

Satu faktor adalah bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang lebih rumit disbanding masa sebelumnya. Salah satu alasan dari kerumitan ini ialah semakun meningkatnya dengan munculnya pengaturan dari pemerintah, yang mensyaratkan agar organisasi melakukan beberapa ke4giatan yang sebelumnya dianggap tdak perlu. Biasanya dalam bentuk penyerahan laporan yang bentuk dan isinya ditentukan oleh undang-undang.

Lingkungan bisnis tidak hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculmya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai. Sebagian ini benar karena para pesaing telah belajar untuk lebih cepatmenyesuaikan diri dengan lingkungan. Oleh sebab itu sebuah SIM yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat yang merupakan keniscayaan dari informasi yang diperlukan. Sungguh, kecendrungan utama dalam system informasi adalah kea rah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat.